Un piano di gestione dei documenti delle Risorse Umane (HR) può risparmiare tempo e mal di testa amministrativi, oltre a proteggere dalla responsabilità legale. Ecco come crearne uno per la tua piccola impresa in sei semplici passaggi.

La gestione dei documenti delle Risorse Umane riguarda la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti dei dipendenti per garantire una corretta conservazione dei documenti richiesti, un accesso controllato alle informazioni e lo smaltimento tempestivo dei file obsoleti.

I vantaggi di creare un sistema di gestione dei documenti HR sono:

1. Conformità: il tuo sistema di archiviazione dei documenti aiuta a garantire la conformità a tutti i requisiti rilevanti.
2. Protezione legale: una politica di gestione dei documenti garantisce che tu possa produrre prontamente i registri HR completi di cui hai
bisogno.
3. Sicurezza e privacy: un sistema di gestione dei documenti prescrive protocolli di sicurezza per soddisfare tali requisiti.
4. Efficienza amministrativa: un piano di gestione dei documenti è fondamentale per un’amministrazione HR efficiente e organizzata.
5. Flusso di dati: una politica di gestione dei documenti efficace semplifica l’accesso e la condivisione dei documenti per flussi di lavoro efficienti.

Per creare un sistema di gestione dei documenti HR, seguire questi passaggi:

1. Mappatura dei documenti: identificare tutti i documenti delle risorse umane che la tua azienda raccoglie.
2. Definire le esigenze di accesso: per ogni documento HR che raccogli o crei, chiediti chi ne ha bisogno, quando e come spesso ne avranno bisogno e come possono accedervi.
3. Identificare i requisiti e gli obiettivi di conservazione: assegnare date di scadenza e trigger per i tuoi documenti e considerare le leggi e i rischi legali associati.
4. Determinare il livello di sicurezza: valutare il livello di sicurezza richiesto per proteggere ciascun documento.
5. Stabilire un piano di archiviazione e archiviazione: raggruppare le informazioni per creare piani di archiviazione, accesso, flusso di lavoro e archiviazione.
6. Utilizzare un software per implementare il piano: considerare un software di gestione dei documenti HR dedicato per automatizzare la generazione, l’accesso e i flussi di lavoro dei documenti.

Un sistema di gestione dei documenti completo e organizzato ti consente di avere il controllo e di essere pronto a rispondere prontamente e difendere la tua attività in caso di problemi legali. Inoltre, facilita l’accesso ai dati necessari per prendere decisioni informate e strategiche.

La piattaforma web di ConTesto consente di digitalizzare i documenti cartacei mediante l’uso di intelligenza artificiale, ovvero un insieme di algoritmi e tecniche informatiche avanzate che permettono al software di apprendere, analizzare e interpretare i dati in maniera simile a quella umana.

In particolare, ConTesto si avvale di un sistema di intelligenza artificiale per leggere ed estrarre automaticamente i contenuti presenti sui documenti cartacei, quali contratti di lavoro e altri materiali relativi al rapporto di lavoro di ciascun dipendente. In questo modo, la piattaforma è in grado di convertire le informazioni scritte su carta in dati digitali, accessibili e gestibili elettronicamente.

La catalogazione e l’archiviazione dei dati avviene in maniera dettagliata e strutturata, consentendo agli utenti di organizzare e consultare facilmente le informazioni relative a ciascun contenuto contrattuale. Grazie a questa funzionalità, i documenti HR possono essere gestiti elettronicamente, riducendo la necessità di archivi fisici come cassetti e faldoni e permettendo un recupero rapido e semplificato delle informazioni.

Inoltre, l’analisi dei dati contrattuali tramite intelligenza artificiale permette di individuare pattern, anomalie e opportunità, fornendo spunti utili per ottimizzare la gestione delle risorse umane e migliorare l’efficienza aziendale.